Осуществление документопотока для определенной работы

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах. Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации. Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Макович Г. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика или от получения до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов как между Каждый документопоток отличается определенным ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета. По общим принципам организации документооборота можно отнести следующие: его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление; который определяется периодичностью движения документов через еще не разработана инструкция по делопроизводству, то при работе с. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное организация документооборота должна основываться на определенных в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между между руководителями и от принятой в организации технологии работа с.

Документооборот организации

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах. Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации. Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие. Объем документопотока измеряется физическим количеством документов подлинников и копий , который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т. Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами. Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних обычно по видам и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.

Понятие документооборота в ОВД

Невостребованные документы, лежащие без движения, представляют собой груду бесполезных бумаг. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

В делопроизводстве документооборот рассматривается, как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства: информационным обеспечением деятельности аппарата управления, документированием его деятельности, хранением и использованием ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов связаны многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Процесс документирования принимаемого управленческого решения содержит три составляющие: 1 информационную поддержку решения; 2 документирование решения создание распорядительного документа ; 3 контроль за его выполнением.

Этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям.

Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операцией оказывают влияние на процесс управления в целом. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Документооборот организации можно разделить на отдельно взятые этапы: 1 экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию — это получение, проверка целостности конвертов, направление либо адресатам, либо на рассмотрение руководителя.

После предварительного рассмотрения документы отправляются руководителю для принятия решений по каждому документу этапы данного вида работ подробно изложены в типовой инструкции по делопроизводству ; 3 рациональное движение документов — оптимизация и сокращение документопотоков, разработка технологических инструкций с определением схем последовательности этапов подготовки документов; 4 обработка исполненных и отправляемых документов.

Этот этап целесообразно централизовать в единой экспедиции организации. Документ должен быть подготовлен к отправке в полном объеме и с соответствующим качеством исполнения. При налаживании системы документооборота организации важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, то есть ответственных исполнителей. Исполнитель получает документ в день регистрации в соответствии с указанием руководителя. Затем определяет срочность исполнения документа, намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. Затем оформляет его и отправляет на подпись руководителю. Переработка растущего объёма документации требует совершенствования технологии делопроизводства. В основе этой технологии лежит организация всего комплекса работ с документированной информацией, регулирование системы документационного обеспечения менеджмента. В современных условиях время его экономное использование становится важным фактором в конкурентной борьбе.

Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, зависящий от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру.

Документы, информационные и инициативные, готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, и подписания документов, от принятой технологии подготовки текста, регистрации и отправки документов.

Документооборот, как движение, следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию созданных в ней за определенный период. Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.

Она как бы вплетается в управленческую процедуру, сопровождает многие действия менеджера, управленца. Система взаимосвязанных, согласованных делопроизводственных процедур операций — это и есть технология делопроизводства, технология работы с документами.

Управление делами и общие отделы создаются в министерствах и ведомствах, в органах государственного управления, в администрациях. Они могут создаваться и в крупных акционерных обществах, концернах, компаниях с большим объёмом документооборота. Канцелярии создаются на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях. Секретариат — структурное подразделение, которое обслуживает руководство организации.

В его состав обычно входит помощник руководителя, секретарь-референт, технический секретарь.

Документопоток

Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах. Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации. Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации. Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов :регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т. Объем документопотока измеряется количеством документов подлинников и копий , который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации.

12.1. Понятие документооборота и его основные этапы

Понятие документооборота в ОВД Делопроизводство в ОВД — это отрасль деятельности, обеспечивающая организацию работы с официальными документами, а именно, документирование, то есть процесс составления, изготовления и оформления документов, и документооборот. Документооборот — это движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организацию документооборота они связывали с рациональным построение структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. В их трудах были сформулированы основные положения рациональной организации движения документов. Иными словами документооборот можно представить как деятельность сотрудников ОВД по осуществлению технических делопроизводственных операций, которые и образуют стадии документооборота. Документооборот осуществляется в виде потоков документов как между структурными подразделениями ОВД, так и сотрудниками ОВД. Документопотоки обеспечивают прямую и обратную связь в управлении ОВД. Каждый документопоток отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют следующие документопотоки: - горизонтальные, которые связывают органы внутренних дел одного уровня управления; - вертикальные, связывающие органы внутренних дел различных уровней, например, вышестоящий ГУ МВД и РОВД.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Обзор возможностей СЭД Дело 17.1

Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации. Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой документационного обеспечения контроль исполнения и т. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др. Объем документопотока измеряется физическим количеством документов подлинников и копий , который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т. Решающими при организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполнителям, По функционально-целевому назначению в основном это информационные документы о состоянии объектов управления, документация плановая, распорядительная, финансовая.

Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное организация документооборота должна основываться на определенных в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между между руководителями и от принятой в организации технологии работа с. Документопоток определяется как движение . (ЭДО) – это передвижение документов, возможность осуществления работы. Режим документопотока определяется изменением во времени его и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации. документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой.

Невостребованные документы, лежащие без движения, представляют собой груду бесполезных бумаг. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

У полученных и отправленных документов наблюдается совпадение путей перемещения на стадиях реализации, корректировки и подготовки. Но отдельные виды документов внутри компании нередко пользуются своими путями. Например, распоряжения и приказы попадают в отдел к юристам; к протоколам не нужно делать проект, а документы, адресованные руководителю, направляются непосредственно в его кабинет. Протоколы и приказы добавляет в базу секретарь или канцелярский работник, делает многочисленные копии, передаёт их во все отделы. Любые внутренние документы справки, сводки, письма, записки и так далее , вслед за изучением их соответствующим работником, прикрепляются к делам или отправляются в отделы.

Принципы организации документооборота В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации — их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие: - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки по почте, факсу, электронной почте и др. Документопоток организации Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации руководители, специалисты и пунктами технической обработки документов регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т. Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Харитина

    По моему мнению Вы ошибаетесь. Могу отстоять свою позицию. Пишите мне в PM, обсудим.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных